Fakturierung und Verrechnung
Rechnungen für Projekte und Mandate lassen sich mit Vertec äusserst einfach erstellen. Dabei wird entweder das ganze Projekt, eine bestimmte Periode (bsp. Quartal) oder eine bzw. mehrere Projektphasen verechnet. Die Rechnung wird manuell auf einem einzelnen Projekt oder automatisch auf einer Gruppe von Projekten erstellt. Die Rechnungs- und Reportvorgaben des entsprechenden Projekts werden automatisch übernommen.
Das Layout der Rechnung und die Rechnungstotale lassen sich flexibel anpassen. Unterstützt werden auch Manipulationen auf einzelnen Leistungen, Pauschalrechnungen, Rabatte, Spesenpauschalen etc.
- Fakturavorschlag
Fakturavorschlag
Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden oder Projektleiter, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, Rechnungen erstellen. In der Praxis fallen die Rechnungen jedoch meist in die Zuständigkeit der internen Administration. Es stehen verschiedene Ausdrucke ("Fakturavorschläge") zur Verfügung, welche einfach bearbeitet und angepasst werden können.
- Rechnungs- übersicht
Rechnungsübersicht
Eine neue Rechnung kann ganz einfach mit einem Mausklick auf ein Projekt erstellt werden (oder automatisch auf einer Liste von Projekten). Im nebenstehenden Beispiel sehen Sie die Übersicht einer Rechnung. Darauf sind alle relevanten Informationen zusammengefasst. Es können dabei auch diverse Einstellungen wie Pauschalrechnungen, Rabatte oder Spesenpauschalen vorgenommen werden.
- Detailansicht Rechnung
Detailansicht mit Einzel-Manipulationen
In einer Rechnung können einerseits Manipulationen auf dem Gesamtbetrag durchgeführt werden. Andererseits lassen sich auch einzelne Leistungen, Spesen oder Auslagen bearbeiten. Alle Zahlen werden doppelt geführt, wodurch sichergestellt wird, dass auf der Aufwandseite nichts verloren geht.
- Manipulationen
Manipulationen über den gesamten Betrag
Verdeckte Manipulationen (Veränderung des Aufwandes) können falls nötig über die ganze Rechnung hinweg durchgeführt werden. Sämtliche Manipulationen lassen sich ganz einfach wieder rückgängig machen. Auf der Aufwandseite geht nichts verloren, was vor allem für die Nachkalkulation von sehr grosser Bedeutung ist.
- Ausdrucke
Ausdrucke
Für Rechnungen stehen verschiedene Reports zur Verfügung. Die einzelnen Word-Reports lassen sich als Dokumentvorlagen (*.dot-Dateien) ganz einfach anpassen.
- Verbuchung Rechnung
Verbuchen einer Rechnung
Wenn die Rechnung fertig bearbeitet und erstellt ist, kann sie verbucht werden. Ist eine Finanzbuchhaltungslösung an Vertec angebunden, wird direkt eine Debitorenbuchung ausgelöst. Im nebenstehenden Beispiel sehen Sie die fertig bereitgestellten Buchungssätze.
Verrechnung von Phasen
Falls ein Projekt in Phasen unterteilt ist, können einzelne Projektphasen zur Verrechnung ausgewählt werden. In diesem Fall werden nur die Leistungen der entsprechenden Phase verrechnet.
